为做好学院成人高等教育学生档案管理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校学生管理规定》，结合学院成人高等教育具体情况，制定本办法,请遵照执行。

一、管理职责

（一）学院成人高等教育学生档案实行集中统一、分级负责的管理模式。

（二）学院成人高等教育学生档案由继续教育分院指定专人负责接收、整理、分类、统计与保管。

（三）参谋长（辅导员）负责学生归档材料的收集、整理和毕业生档案材料的装档工作。

二、归档范围

（一）学生档案分为个人档案和学校存档。个人档案是指新生进校时由招办提供的以及学生毕业时随本人带走到工作单位的、对学生终身有效的档案。学校存档是指学生在校期间临时建立的档案，包括学生各种表现情况的记载。

（二）学校存档应包括每届毕业生花名册和学生学籍表。

（三）学生个人档案中应装入以下内容：

（1）招生录取材料；（2）成人高等教育学生学籍表；（3）学籍异动材料；（4）党、团组织材料；（5）校级以上奖励与处分材料；（6）毕业论文或毕业设计；（7）实习鉴定表；（8）成人高等教育毕业生毕业资格审查表；（9）成人高等教育毕业生体检表；（10）可供组织参考的其他材料。

三、归档要求

（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料，要求完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有形成材料的日期。

（二）归档材料必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，需有组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。

（三）归档材料文字必须打印或用碳素墨水、蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

（五）学生档案管理人员对不符合归档要求的档案材料，有权拒收或退还归档教学系（站），并限期改正后归档。

（六）参谋长（辅导员）在毕业生档案材料装档工作中，应认真负责，一丝不苟，确保学生档案的真实、完整、准确。

四、档案查阅

（一）查阅学生档案必须持介绍信，证明其身份和查阅目的，并经继续教育分院批准后方可查阅，未经批准不得查阅学生档案。

（二）查阅学生档案，应在阅档室进行，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料；未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

五、档案转递

（一）继续教育分院委托就业办负责毕业生档案的转递，转递毕业生档案前应仔细审核档案材料并密封。

（二）毕业生档案转递由学生科以机要方式转递到学生的工作单位。

（三）自动退学、开除学籍的学生档案，学生本人可将档案自行带走；死亡学生档案由继续教育分院销毁。

六、其他

（一）学生档案管理人员必须严格遵守档案管理规定，不得以任何理由私自提供档案或向他人泄露档案内容，确保档案的安全与秘密。

（二）管理人员在调动或离职前应办理档案交接手续。